Hoe bepaal je hoeveel beveiligers je nodig hebt voor een evenement?

In het kort

Er bestaat geen norm of eenvoudige rekensom voor het benodigde aantal beveiligers bij een evenement. Het aantal hangt niet af van het bezoekersaantal alleen. Vaste vuistregels, zoals 1 beveiliger per 250 bezoekers, geven schijnzekerheid en doen geen recht aan de praktijk. Een onderbouwde inschatting begint altijd bij het in kaart brengen van de risico’s van het evenement en de werkzaamheden die daaruit voortvloeien. De beste manier om tot een antwoord te komen is gestructureerd kijken naar wat beveiligers moeten doen, in welke context dat gebeurt en hoe vaak dat voorkomt. Dat lijkt misschien omslachtig, maar levert wel de meest verdedigbare onderbouwing op richting organisatoren en vergunningverleners.

De vraag achter de vraag "Hoeveel beveiligers heb ik nodig voor mijn evenement?” Het is een logische en veel gestelde vraag over evenementenbeveiliging. Organisatoren, event managers en vergunningverleners zoeken houvast. Het liefst in een concreet aantal, een norm of eenvoudige rekensom. Dat is begrijpelijk. Aantallen, normen en rekensommen geven rust en lijken duidelijkheid te bieden.

Op deze vraag bestaat geen eenvoudig antwoord. Wie evenementenveiligheid serieus neemt, moet eerst een andere vraag stellen: wat moet er gebeuren om dit evenement veilig te laten verlopen? Dat begint met het inschatten van risico’s en het bepalen van passende beveiligingsmaatregelen. De logische vervolgvraag is: hoe moet dat gebeuren en wat daarvan kan door beveiligers gedaan worden?

Waarom vaste normen of eenvoudige rekensommen niet werken

In de praktijk komt het nog steeds voor dat het aantal beveiligers wordt bepaald met vaste normen. Een veelvoorkomend voorbeeld is de verhouding van 1 beveiliger per 250 bezoekers. Deze manier van werken wordt ook wel de staffelbenadering genoemd. Ze is eenvoudig toe te passen en daardoor hardnekkig, maar schiet inhoudelijk tekort.

Een vaste verhouding tussen bezoekers en beveiligers gaat ervan uit dat alleen het bezoekersaantal ertoe doet en alle andere eigenschappen van evenementen vergelijkbaar zijn. Dat is niet zo.

Evenementen met hetzelfde bezoekersaantal kunnen totaal van elkaar verschillen. Het kan gaan om verschillende karakters, zoals:

1. een rustig benefietevenement in een besloten setting;

2. een emotioneel beladen informatiebijeenkomst over een maatschappelijk gevoelig onderwerp.

Maar ook om verschillende beveiligingsmaatregelen op evenementen die grote invloed hebben op de inzet, zoals:

• een festival met intensieve toegangscontroles waarbij iedereen gefouilleerd wordt;

• een pleinfeest met vrije inloop zonder toegangscontrole.

Bij elk van deze situaties zijn de risico’s en vooral de werkzaamheden voor beveiligers anders. Een vaste norm levert in al deze gevallen hetzelfde aantal beveiligers op. Dat laat zien waar het misgaat.

Het bezoekersaantal zegt weliswaar iets over de schaal van een evenement, maar nauwelijks iets over de benodigde inzet van beveiliging.

Begin niet bij aantallen, maar bij wat moet worden gedaan

Wie wil bepalen hoeveel beveiligers er nodig zijn op een evenement, moet niet beginnen met berekenen, maar met inventariseren. Niet het getal is leidend, maar het werk dat moet worden verricht. In de praktijk blijkt juist deze stap vaak discussie op te leveren, omdat zij meer uitleg vraagt dan een simpel getal.

De kern is eenvoudig: beveiligers worden ingezet om taken uit te voeren. Verschillende taken vragen een verschillende inzet.

In de meeste gevallen zijn er in ieder geval drie categorieën werkzaamheden:

• Toegangscontrole en perimeterbewaking, om te voorkomen dat iemand ongecontroleerd de evenementenlocatie betreedt;

• Statische posities, zoals de bewaking van doorgangen waar alleen geautoriseerde personen door mogen of kwetsbare plekken;

• Dynamische posities, zoals rondlopende teams voor interventie en bijstand.

Bij concerten en andere ‘podiumgerichte’ evenementen, komt daar bij:

• Het podium en werkzaamheden rondom artiesten.

Niet elk evenement kent precies deze categorieën. En als ze er zijn, verschillen ze sterk in intensiteit en zwaarte.

Naast beveiliging speelt bij veel evenementen ook inzet met betrekking tot crowd control een rol. Het gaat dan om werkzaamheden die gericht zijn op het sturen of reguleren van de manier waarop bezoekers zich verzamelen en verplaatsen. Deze taken worden in de praktijk vaak door beveiligers uitgevoerd. In dat geval is het logisch om crowd control als een aparte categorie werkzaamheden mee te nemen in het bepalen van de benodigde inzet.

Drie vragen die het verschil maken

Per categorie werkzaamheden zijn er drie vragen bepalend.

1. Wat moet er precies gebeuren?

2. In welke context gebeurt dat?

3. Hoe vaak komt dit voor?

Deze vragen gelden voor alle categorieën, maar toegepast op bijvoorbeeld de toegangscontrole ziet dat er als volgt uit:

1. Aan welke vorm van toegangscontrole moet uitvoering worden gegeven? Moeten de beveiligers alleen kijken en signaleren? Moet enkel bij grote bagagestukken de inhoud gecontroleerd worden? Of moet iedere bezoeker gefouilleerd worden en elk bagagestuk gecontroleerd worden? Is de controle continu of steeksproefsgewijs?

2. Waar en binnen welke context zal de toegangscontrole plaatsvinden? Is er één ingang of zijn er meerdere ingangen? Gaat het om brede open ingangen of om hekken die toegangslanen vormen? Wordt er gewerkt met tourniquets, scanapparatuur of andere technische hulpmiddelen?

3. Hoe vaak komen die ingangen of toegangslanen voor? In hoeveel gevallen moet vraag 1 en 2 beantwoord worden?

Een visuele controle van binnenkomende bezoekers vraagt relatief weinig inzet. Een intensieve veiligheidscontrole bij meerdere ingangen vraagt aanzienlijk meer capaciteit. Dat verschil zie je niet terug in het aantal bezoekers.

Een eenvoudig praktijkvoorbeeld

Stel je hebt twee evenementen met elk 25.000 bezoekers. Op het evenemententerrein staan onder meer barren, eetkramen, toiletten, technische voorzieningen en meerdere tijdelijke bouwwerken.

Bij het eerste evenement is er één centraal podium. Bezoekers blijven grotendeels op één plek en verplaatsen zich vooral tussen het podium, de barren en de toiletten. De publieksbeweging is overzichtelijk en grotendeels lineair. Er is een vrije inloop via vier brede doorgangen met een visuele controle op meegevoerde bagage. Grote tassen worden met een enkele blik gecontroleerd. Binnen de locatie zijn enkele zones met beperkte toegang, zoals backstage, front of house. Het betreft zes doorgangen. Deze vragen om statische bewaking. Er is één EHBO-post waar een beveiliger toezicht houdt en ondersteunt. Daarnaast zijn er negen nooduitgangen die vrij moeten blijven en onderdeel zijn van de perimeterbewaking.

Bij het tweede evenement zijn er meerdere podia verspreid over het terrein. Niet alle podia zijn tegelijk actief, waardoor bezoekers zich gedurende de dag verplaatsen tussen verschillende delen van de locatie. De publieksstromen zijn daardoor dynamischer. De toegangscontrole is intensiever en vindt plaats via meerdere toegangslanen bij de hoofdentree en via een aparte VIP-entree. Daarnaast zijn er meer zones met toegangsbeperkingen, zoals meerdere backstagegebieden en een VIP-deck. Het betreft negen doorgangen. Verder zijn er merchandise-stands waar piekdrukte wordt verwacht en twee EHBO-posten waar ieder een beveiliger staat. Ook zijn er elf nooduitgangen die bewaakt moeten worden en toegankelijk moeten blijven. Het bezoekersaantal is gelijk. De benodigde beveiligingsinzet niet. Zelfs niet als je voor het gemak het karakter van het evenement en de dynamische inzet voor interventie en bijstand buiten beschouwing laat. Een vaste norm maakt dat verschil onzichtbaar. Pas daarna tel je het aantal benodigde beveiligers

Als duidelijk is welke taken er zijn, in welke context die moeten worden verricht en hoe vaak dit zich voordoet op het evenement, kan per taak en locatie worden bepaald hoeveel beveiligers nodig zijn. Bij intensieve controles zijn dat bijvoorbeeld meer beveiligers per doorgang dan bij lichte controles. Maar ook de gewenste doorstroming en acceptabele wachttijden spelen hierbij een rol.

Pas aan het einde van dit proces ontstaat een aantal dat inhoudelijk te verdedigen is, zowel richting de organisator als richting de vergunningverlener.

Daarbij speelt ook mee dat niet elke taak door een beveiliger hoeft te worden uitgevoerd, maar sommige taken wettelijk juist wel. Dat vraagt om bewuste keuzes en een heldere rolverdeling.

Wat dit betekent voor de praktijk

Voor organisatoren, event managers en beveiligingsorganisaties betekent dit dat een goed onderbouwd veiligheidsplan belangrijker is dan een getal op zichzelf. Voor gemeenten en vergunningverleners betekent het dat maatwerk geen luxe is, maar noodzaak.

Een discussie over evenementenbeveiliging die alleen over aantallen gaat, begint bij het verkeerde eind. De inhoud bepaalt de inzet, niet andersom. Bij evenementen met een verhoogd risicoprofiel op het gebied van beveiliging wordt soms gekozen voor een bredere benadering, waarbij eerst de risico’s, omgeving en beveiligingsdoelen worden bepaald en pas daarna de benodigde inzet volgt. Ook dan geldt: aantallen zijn het resultaat van het ontwerp, niet het vertrekpunt.

Tot slot

Wie wil weten hoeveel beveiligers nodig zijn voor een evenement, zoekt terecht naar duidelijkheid. Die duidelijkheid zit alleen niet in eenvoudige rekensommen, vaste normen of simpele ratio’s.

Een verstandige inschatting begint bij het evenement zelf: de werkzaamheden, de context waarin die plaatsvinden en hoe vaak ze voorkomen. Dat vraagt meer denkwerk, maar leidt tot een veel realistischer, beter uitlegbare en beter verdedigbare beveiligingsinzet in de praktijk.